Foto- en filmreglement

Fotoshoot - filmopname in het Zwin Natuur Park

Een organisatie of een persoon die een professionele/commerciële fotoshoot wil houden of wenst te filmen in het Zwin-natuurgebied moet hiervoor toelating aanvragen. Het Zwin is een belangrijk natuurgebied, met nationale en internationale beschermingsstatus voor een hele reeks soorten en habitats. Filmopnames en fotoshoots kunnen in sommige omstandigheden nefaste gevolgen hebben voor de natuurwaarden in het gebied. Daarom is een correcte afweging van de risico’s onontbeerlijk.

Elke aanvraag voor een fotoshoot of een opname is anders. Daarom is het noodzakelijk dat de beheerders van het Zwin-natuurgebied (= Provincie West-Vlaanderen en Agentschap Natuur en Bos) elke aanvraag afzonderlijk beoordelen. De beheerders kunnen aan de finale goedkeuring specifieke randvoorwaarden verbinden.
De beheerders van het Zwin-natuurgebied hebben steeds het recht om de toelating voor een opname te weigeren als een opname niet past binnen het imago van het Zwin of wanneer de natuurwaarden in het gedrang komen of de veiligheid en/of het comfort van de bezoekers van het gebied niet meer gegarandeerd kan worden. Hierover hoeft geen verantwoording afgelegd te worden bij de aanvrager.
De aanvrager neemt contact op met het Zwin Natuur Park. Onderaan vindt u een plan waarop u de gewenste locatie(s) voor de opname of fotoshoot aangegeven moeten worden.

1. Situering

Het Zwin-natuurgebied omvat de volgende deelgebieden / infrastructuur:

  • Zwin park met huttenparcours;
  • Kleyne vlakte;
  • Zwinvlakte;
  • Strand en duinen;
  • Bezoekerscentrum Zwin Natuur Park;
  • Panoramatoren Zwin Natuur Park
  • Polyvalente zalen Zwin Natuur Park
  • Kijkcentrum;
  • NEC (Natuur Educatief Centrum);
  • Parking Zwin Natuur Park;

2. Voorwaarden voor een fotoshoot of filmopname

Algemene voorwaarden

Voor een fotoshoot of filmopname in het Zwin-natuurgebied gelden de hieronder vermelde algemene voorwaarden.

  1. Een fotoshoot moet minimum 7 werkdagen op voorhand aangevraagd worden.
    Een filmopname moet minimum 14 werkdagen op voorhand aangevraagd worden.
    De aanvraag voor een toelating moet gebeuren via een aanvraagfiche op de website.
  2. Indien nodig stelt het Zwin Natuur Park een voorafgaandelijk verkennend terreinbezoek voor. Het terreinbezoek heeft plaats onder begeleiding van een medewerker van het Zwin Natuur Park.
  3. Een fotoshoot of filmopname kan enkel doorgaan na ondertekening van een overeenkomst tussen de aanvrager en het Zwin Natuur Park.
  4. Het huurtarief en de waarborg dienen volledig volstort te zijn vóór de aanvang van de filmopname.
  5. De fotoshoot of filmopname kan enkel doorgaan nadat een schriftelijk toestemming ontvangen is van het Zwin Natuur Park. Die schriftelijke toestemming wordt pas verleend nadat de betaling volstort is en nadat het Zwin Natuur Park de wederzijds ondertekende overeenkomst ontvangen heeft.

Specifieke voorwaarden

In het geval dat er toelating is verleend voor een fotoshoot of filmopname, gelden voor het uitvoeren van die fotoshoot of filmopname in het Zwin-natuurgebied de hieronder vermelde specifieke voorwaarden. De specifieke voorwaarden moeten ten allen tijde gerespecteerd worden bij het uitvoeren van een fotoshoot of filmopname.

  1. Bij aankomst op de dag van de fotoshoot of filmopname moet men zich eerst aanmelden aan het onthaal van het Zwin Natuur Park. Na afloop van de shoot of opname moet men zich daar ook weer afmelden;
  2. De fotoshoot of filmopname mag op geen enkele wijze hinder vormen voor de overige bezoekers van het Zwin-natuurgebied;
  3. In functie van de fotoshoot of filmopname mogen geen voorwerpen verplaatst of gemanipuleerd worden in het Zwin-natuurgebied;
  4. De fauna en flora in het Zwin-natuurgebied moeten ten allen tijde gerespecteerd worden. Dat houdt op zijn minst volgende zaken in:
    a) Er mogen geen dieren gevangen worden, gedood worden of verstoord worden;
    b) Er mogen geen planten of vegetatie geplukt of vernield worden.
  5. Bij de fotoshoot of de opname mogen geen rollende voorwerpen worden meegenomen, zoals fietsen, skeelers, … (met uitzondering van kinderwagens en rolwagens) tenzij anders afgesproken en opgenomen in de overeenkomst.
  6. Bij publicatie van het resultaat van de fotoshoot of de filmopname moet steeds de locatie vermeld worden, met name het Zwin Natuur Park en een eventuele verwijzing naar de website www.zwin.be, instagram @zwinnatuurpark of facebook @zwinnatuurpark. 
  7. Na afloop moet een kopie van het resultaat van de fotoshoot of de filmopname worden overgemaakt aan het Zwin Natuur Park. Desgevallend moet ook een link naar de social media worden overgemaakt. Te versturen aan deborah.ghys@west-vlaanderen.be
  8. Alle voorwaarden die opgenomen zijn in het politie reglement van de provincie West-Vlaanderen en van de gemeente Knokke-Heist moeten worden nageleefd. Daarbij moeten in het bijzonder de volgende zaken onder de aandacht worden gebracht:
    a) Overnachten in het Zwin Natuur Park of op de parking van het Zwin Natuur Park is niet toegelaten. Uitzonderingen hierop worden niet toegestaan;
    b) Het gebruik van drones is verboden
  9. Alle voorwaarden die opgenomen zijn in het gebruikersreglement van het Zwin Natuur park moeten worden nageleefd. Daarbij moeten in bijzonder de volgende zaken onder de aandacht worden gebracht:
    a) Vóór zonsopgang en na zonsondergang mag er geen bezoek zijn in het Zwin Natuur Park en mogen er geen wagens op de parking staan.
    b) Filmen buiten de openingsuren is toegelaten, op voorwaarde dat dit uitdrukkelijk is opgenomen in de overeenkomst, zodat er begeleiding kan voorzien worden door medewerkers van het Zwin-natuurgebied; het domein is alleen toegankelijk op de daartoe voorziene wegen en paden. Het is niet toegelaten om het volledige domein te betreden.

Indien er zonder voorafgaande toelating toch gefotografeerd of gefilmd wordt, dan wordt er een proces verbaal opgesteld door de bevoegde beheerders en wordt een dagprijs aangerekend per vastgestelde overtreding.

Indien er tijdens de fotoshoot of de filmopname inbreuken op geldende wetgeving worden vastgesteld, ik het bijzonder maar niet uitsluitend de natuurwetgeving, worden de bevoegde inspectiediensten ingeschakeld.

3. Tarieven voor een fotoshoot of filmopname

Onderstaande tarieven gelden voor verschillende types van filmopnames of fotoshoots. De tarieven zijn inclusief BTW.

  1. Fotoshoot in het kader van publiciteit of reclame : 800 euro per halve dag.
  2. Filmopname in het kader van fictiereeks of film: 750 euro per dag.
  3. Filmopname in het kader van publiciteit of reclame: 1500 euro per dag
  4. Montagedag (opbouw- en afbreekdagen): 50% van het tarief per dag
  5. Huwelijksreportage of communie foto’s op de paden: toegangsprijs Zwin Natuur Park:
    12 euro per persoon (geen waarborg) aan de kassa.
  6. Waarborg te volstorten van 500 euro voor fotoshoot en 1500 euro voor filmopname, dit bedrag kan verhoogd worden indien er specifieke risico’s aan de opname verbonden zijn en zal vermeld worden in de overeenkomst. Na afloop maakt het Zwin Natuur Park een evaluatie en wordt teruggekoppeld naar de aanvrager. Op basis van het resultaat van die evaluatie wordt  de waarborg geheel of gedeeltelijk aan de aanvrager teruggestort.
  7. Parkeerplaatsen op parking: 5 euro per voertuig per dag (indien grote vrachtwagens worden alle gebruikte plaatsen aangerekend).

Optioneel en op aanvraag:
Huur van een beschikbaar lokaal, in het Natuur Educatief Centrum (NEC) van het Zwin Natuur Park om materiaal te plaatsen en eventueel als omkleedruimte: 300 euro per dag. (op basis van beschikbaarheid)
Begeleiding door een medewerker van het Zwin Natuur Park tijdens opnames in het park: 150 euro per halve dag.

Eventuele bijkomende kosten zijn mogelijk. Ze zijn afhankelijk van de specifieke behoeften van de aanvrager of van de omvang van het project. Die kosten worden opgenomen in de hoger vermelde overeenkomst.

In het geval dat ten gevolge van de fotoshoot of opname schade wordt aangebracht aan de infrastructuur in het Zwin-natuurgebied, en die schade niet kan vergoed worden door middel van (een deel van) de waarborg, zal die schade verhaald worden op de aanvrager.

4. Bijzondere voorwaarden voor studenten

Studenten die opnames wensen te doen in het kader van hun opleiding moeten ook een aanvraag indienen. Indien hun project haalbaar is voor het Zwin Natuur Park ontvangen ze een toelating en moeten ze enkel toegang betalen tot het Zwin Natuur Park (12 euro/persoon voor alle personen betrokken bij de opnames: crew, cast…)
Bij het onthaal zal de dag zelf gevraagd worden naar de studentenkaart van de aanvrager.

Bovenstaande voorwaarden gelden ook voor opnames in het kader van een opleiding. Er kunnen ook bijkomende voorwaarden opgelegd worden in de overeenkomst.

Vragen? 

Bij vragen in verband met foto-en filmopnames is Deborah Ghys contactpersoon op deborah.ghys@west-vlaanderen.be

Bij vragen van de pers of publicaties met promotionele doeleinden, is Marianne Brusselle contactpersoon: marianne.brusselle@west-vlaanderen.be